仕事効率化のコツ10選【ビジネスパーソン必見】

長時間働いていても、仕事が全く終わらない。

仕事が多すぎて処理できず、残業が続いている。

そんな悩みはありませんか?

仕事を早く片付けられる人は、仕事効率化に関する何らかの工夫をしています。そして、その工夫は誰もが真似でき、今から実践できるものがほとんどです。

平日は現役でリクルートで働きながら、仕事終わりや休日はTwitter更新や記事作成、筋トレも行う著者が普段から意識しているノウハウを紹介します。

筆者紹介

この記事を書いている私(@Soya_Recruit)は、

  • リクルートキャリアで現役転職エージェント
  • 過去にビジネス系の記事を30記事以上執筆
  • 仕事効率化オタクで、関連ビジネス本を50冊以上読破

という経歴を歩んでいるので、何か参考になる情報をお届けすることができるかと思います。仕事の効率化で悩んでいる人にぜひ読んでもらいたいです。

仕事効率化のコツ①:毎朝5分で時間割を作成

時計

私は、毎朝必ず「30分単位」で当日の時間割を組んでいます。そして、その時間割通りに仕事が進むことをイメージしてから出社をします。

このメリットは、職場に着いてから「何をやろう…」と迷う時間がなくなることです。

時間割を作る上でのポイントは、1日の30%はバッファ(余裕)として空けておくこと。急な予定が発生した時に備え、予め緊急対応の時間を設けておくと、何かあったときにも柔軟に対応することができます。

仕事効率化のコツ②:タスクはクラウド上で一括管理

チェックリスト

「検索性が高い」「一元管理ができる」という点で、タスクはクラウド上に一括管理をしています。

私の場合は、社内のOutlookカレンダーで予定をすべて管理しています。(必要に応じてiPhoneのリマインダー機能も使用しています)

入社当初は付箋やノートなどにメモをしていましたが、紛失の可能性が非常に高いのと、メモ内容をカレンダーに転記する際にコピーができずに手間取ることが多く、クラウドに変えました。

過去の予定やタスクを検索したらすぐに見つかり、情報を全て一元管理できるという点で使い勝手が非常に良いです。

仕事効率化のコツ③:脱マルチタスク

チェックリスト

シンプルに目の前のタスクに100%集中して、タスクが完了するまでは別のタスクに手を出さないことを徹底することが仕事の効率化につながります。

例えば、資料作成をしている最中に別のメールの返信をしている、打ち合わせ中に次の打ち合わせの議題を考えている、GoogleChromeのタブは常に10個以上開いている、こんなことはありませんか?

人間の脳は同時に二つ以上のことに集中ができないため、これらのことは脳を混乱させてしまい、かえって非効率を産んでしまいます。

つまり、「マルチタスクが得意な人(生産性が高い人)=シングルタスクを高速で回すことができる人」であると言えます。

仕事効率化のコツ④:机上から物をできるだけ排除する

デスク

iPhoneの通知やカレンダーに残されたメモ、付箋などは、視界に入るだけで雑念が湧き集中力が切れるきっかけになります。

これらのものは、確認するタイミングを予め決めておき、確認する時間以外はカバンや引き出しの中にしまっておきましょう。

シンプルな机(職場環境)を作り、「机に向かっている時間=集中して仕事に取り組む時間」と自分の中で意識するだけで、集中状態を強制できます。

仕事効率化のコツ⑤:常に70点のレベルでアウトプット

コンサルティング

ビジネスでは、完璧主義な人は仕事が遅く効率が悪い傾向があります。

完璧主義な人は最初のアウトプットで100点のクオリティを求めるがあまり、作業時間が長くなることが多いです。

みなさんも経験があるかと思いますが、最初のアウトプットで100点の評価を受けることはほぼありません。

そのため、添削を複数回重ねることで100点のクオリティに近づけることを意識して、まずは70点の段階でアウトプットしましょう。

その癖付けができると、周囲から仕事が早い人だという印象も持たれますし、100点のクオリティに最短で到達することができます。

仕事効率化のコツ⑥:メールはPCの単語登録をフル活用

タイピング

3度以上、同じ表現を使う言葉は速攻、PCに単語登録をしています。

仕事が早い人は共通して、この登録数が多く、私も入社時は徹底して登録数を増やしていました。

現在、私のPCには200個以上の単語登録があり、ほとんどのメールを5分以内に返信することができています。

下記が一例です。

  • 簡単な挨拶文:「い→いつもお世話になっております。○○株式会社の○○です。」「よろ→宜しくお願い致します。」
  • 個人情報系:「@か→自分の会社用アドレス」「@じ→自分のアドレス」
  • 記号系:「せん→=======」「hk(箱の略)→◼︎」
  • 一般的な用語:「かぶ→株式会社」「け→決算書」

仕事効率化のコツ⑦:午前は思考を要する仕事、午後は訪問などの体を使う仕事

転職の面接に行く前の男性

午前は疲れがなく頭が冴えている状態のため、何か考えごとをするのに最適な時間帯です。今後の戦略を練ったり、企画書作成などの思考する仕事に集中して取り組むと良いです。

午後は昼食を食べたことが影響し、眠気に襲われ集中力が切れやすくなる時間帯です。アポイントや社内会議など、体を動かしたり会話が発生するような仕事を入れると良いです。複数人で行動することで眠気が起きることや集中力が切れることを防ぎます。

夕方以降は特に疲れが溜まっている時間帯のため、データ入力や資料の校正などの単純作業をメインに取り組んでいます。

仕事効率化のコツ⑧:タスクの優先順位を決める

仕事

「緊急度・重要度」の2軸でタスクの優先順位づけをしています。その中でも特に、「緊急ではないが、重要なタスク」の取り組み方に気をつけています。

「緊急ではないが、重要なタスク」は、週のはじめに強制的にスケジューリングしています。

例えば、「良質な人間関係を作る」「長期的な戦略を作る」「読書などを通じてインプットを増やす」など、比較的思考や時間を要するものが多いため、緊急性が高いタスクよりおざなりになることが多いです。

緊急かつ重要なタスクは予定を立てずともやらざるを得ないので、「緊急ではないが、重要なタスク」という重要な時間を自動的に作り出すことで、長期的に見て仕事の効率を最大化することができます。

仕事効率化のコツ⑨:「面倒臭い」に敏感になる

手帳

仕事が早い人は、面倒臭がりな人が多いです。面倒臭さに敏感になることで、日々の仕事で「この作業は無駄な作業が多いな」「どうやったら、仕事の効率化ができるのか」と考える癖がついてきます。

「面倒臭さ」には大きく分けて、(1)思考が必要な面倒なもの(2)作業系の面倒なもの、の2種類があります。(1)は自分にしか務まらない仕事なので、ここに最大限時間を捻出しましょう。(2)の仕事は他人に任せる、もしくは「仕組み化」して効率化を図りましょう。

仕事効率化のコツ⑩:不得意な仕事は他人に任せる

オフィスで握手する同僚

自分が不得意なことはできるだけ、それが得意な他人に任せ、自分が得意な分野に時間を割くことを意識しています。

例えば、振られた仕事を30秒考えてもわからなかった場合は人に聞くということを徹底しています。

これらに共通して言えるのは、困ったら積極的に「他人に頼る」ことです。

年次が上がってくると、「他人に頼るのが恥ずかしい」「自分でやった方が早い」「自分のやり方が一番だ」と考える人も多くなると思います。

ただ、自分一人では解決できない問題に直面した時に他人に頼ることはごく自然で、最も手っ取り早い解決策です。

他人に頼ることは恥ずかしいことではなく、他人の知見も得ることができ、作業もショートカットできます。いいことだらけなので、ぜひためらわずに実践しましょう。