社会人なると日々の仕事の中で「地味な作業で時間を無駄にしてしまっている」「なんとなく時間がかかっている」と感じたことはありませんか？
もしくは、自覚していないだけで無駄な作業に時間を取られ、生産性が落ちているかもしれません。今回は、社会人なら必ずパソコンに入れておきたい仕事を効率化するアプリを５つを紹介します。これらを活用して、スマートな働き方を手にいれ、仕事も生活を充実させましょう。
無駄を把握し、仕事を効率化しよう！
形骸化してしまった会議や上司の承認を待っているだけでなかなか前に進まないプロジェクトなど、社会人になった当初は違和感を持っていた無駄な時間が、いつの間にか当たり前になっていませんか？
本来短時間で終わる仕事にも関わらず、意としない無駄な時間が日々の積み重なっている可能性があります。
また、頭を使わない「作業時間」は、脳にとって負担が小さく、仕事が進んでいる気になりますが、非効率であったり、効率化できる可能性が高いので注意が必要です。少しでも心当たりがある方はまずは自分の仕事の時間がかかっている箇所を認識することから始めましょう。
これから紹介するアプリを使えば、タスクの整理や作業時間の短縮の手助けをしてくれるのは、もちろん、あなたの働き方を見直すきっかけになるかもしれません。
①Trello：無料で使えるタスク管理ツール
出典：https://trello.com/
概要
Trello（トレロ）は、「無料で使えるタスク管理ツール」です。「ボード (Board)」「リスト (List)」「カード (Card)」の3つの構成となっており、プロジェクトごとにボードを分けたり、タスクごとにリストにまとめたりすることができます。
それぞれのタスクに対するコメントをつけたり、見やすいリマインドなどもしてくれるので、メンバーとの進捗管理もスムーズに行えます。
おすすめポイント
・ボード、リスト、カードごとに自由自在にカスタマイズ
カスタマイズが非常に簡単なので、自分の好きなようにアレンジしやすく、パソコンが苦手な方でも、感覚的に使うことができます。
・タスクをメンバーでシェア
タスクの進捗状況をシェアしたりコメントもできるので、メンバーの進捗管理だけでなく、その都度メンバー間でアドバイスをすることができます。
・期限を設定、変更ができ、見やすいアラート機能つき
一目でわかるアラートつきで、期限が近づくにつれて警告が強くなるので、タスクの抜け漏れ防止に効果的です。
②Evernote：情報を整理を感覚的にできるアプリ
出典：https://evernote.com/
概要
Evernote（エバーノート）は、「ノートを取るように情報やアイデアを整理できるアプリ」です。ノートとしてはもちろん、気になったニュース記事をまとめたり、写真や手書きのスケッチ、ボイスメモを記録したりなど、様々な手段で情報を整理できます。
タグ付け機能を活用すれば、検索も素早くできるので非常に便利。使いこなせれば、プロジェクト管理、リマインダーの設定など、ノートの域を越え、なんでもできる神アプリと言われています。
おすすめポイント
・写真やスケッチもメモも使い方無限大のノート
文字だけでなく、独創的なアイディアを記録する事が可能です。
・素早く全ファイルを検索できる機能付き
開いているページだけでなく、全ファイルから検索できるのでとっても役立ちます！
・複数端末で同期が可能
移動中でも職場でも。複数末端を同期し、どこでもノートの確認、アイディアのメモが可能になります。
③Slack：やりとりを一括にメールを効率化
概要
Slack（スラック）は、「無料で使えるコミュニケーションツール」です。チーム別・プロジェクト別など、それぞれに適したチャンネルを作成でき、メンバーはチャンネル内でチャットやファイルを送ることが可能です。
同じメンバーであっても、話す内容によってチャンネルの使い分けができ、見返すのが簡単になるのが特徴。メッセージやアプリ、ファイルが一元化された場で、業務にかかる時間が短縮されます。
おすすめポイント
・連携できる外部アプリの数が豊富
外部サービスと連携させることで、チャット機能以上の使い勝手の良さを生み出すことができます。導入できるアプリ一覧はこちらを参照ください。
・メッセージ発言に対して、スタンプで反応
返信をしなくてもスタンプで、相手にリアクションを表すことができ、小さなニュアンスを分かりやすく伝えることが可能です。
・特定の相手にメンション付きでメッセージを送れる
複数のメンバーが参加しているグループチャットでも見落とされず、大切なこと内容を見落とす心配がありません。
④Sansan：クラウド名刺管理サービス
概要
Sansan（サンサン）は、「簡単なスキャンや、スマホの撮影だけで、会社全体に名刺情報を共有できるクラウド名刺管理サービス」です。他の社員のコンタクト履歴や社内の人脈情報などもすぐに調べることができるので、業務効率化だけではなく、営業力強化の点でも注目されています。
おすすめポイント
・簡単に正確な情報が保存される
面倒くさいメールアドレスの入力の手間が省けたり、ミスもなくなり、素早く情報を登録することが可能になります。
・情報はどこでも確認可能
突然お客様とお会いすることになった際でも素早く、社内コンタクト履歴を探すことができます。
・顧客リストを自動生成
自分以外の名刺の場合、だれがいつ交換した名刺なのかも一覧で表示されるので、人脈作りがスムーズになります。
⑤Pocket：読みたい記事を一括管理できるツール
出典：https://getpocket.com
概要
「この記事面白そうだけどブックマークにするのは面倒くさい」というのを解決してくれるのが、このPocket。一度リーディングリストに追加すればデバイス間で自動共有されるため、ネットワークがない時でも読むことができます。ストレージ制限がなく、タグで素早い検索が可能なので読みたい記事をパパッと探せます。
おすすめポイント
・ネットワークが不要
飛行機の移動中などに、貯めていた記事を読む事が可能
・おすすめ記事を自動ピックアップ
これまでの記事をもとに、あなたにおすすめの記事をおすすめしてくれます。
・拡張機能を使うことでPCでも楽々に記事保存
Chromeを利用している方であれば、拡張ツールを利用することで、ボタン一つで記事を保存することができます。
おわりに
非効率な作業時間はもったいないだけでなく、「仕事をやったつもり」になってしまう恐れがあります。先述した通り、仕事を効率化するにはまず自分の仕事の現状を把握し省ける無駄はなにを認識することがなによりも重要です。
その上で、あなたのパフォーマンスをあげるために今回ご紹介したアプリを使って現状を把握してみてくださいね。