デキる人は知っているタイムマネジメントのやり方5選【ビジネスパーソンに必須のスキル】

2018年9月30日2022年7月22日

「最近時間がない」

「残業が一向に減らない」

時間の管理は、ビジネスパーソンを悩ませる問題のひとつ。この悩みの解決に役立つのが、「タイムマネジメント」というスキル。仕事はもちろんプライベートにも活かせる時間管理方法です。

仕事がデキる人は、自分に合った時間の管理、つまりタイムマネジメントができている人です。今回は仕事はもちろんプライベートにも使える、タイムマネジメントのやり方をご紹介します。

そもそもタイムマネジメントとは？

タイムマネジメントは、時間管理のことです。労働時間という「決められた時間」の中で仕事をこなしていくために重要となるビジネススキルです。

社会の複雑化に伴い、業務や仕事の幅は広がる難易度が高くなる傾向にあります。時間の概念を無視して、気の向くままに仕事をすると、確実に時間が足りなくなります。そこで重要になるのが、タイムマネジメントなのです。

タイムマネジメントとともにビジネスシーンでよく出てくる言葉がスケジュール管理。同じ意味として使っている場合は要注意です。実はこの2つの言葉には大きな違いがあるのです。

タイムマネジメントとは、「限られた時間を有効に活用するために、その時間を使い方を計画し実行していくこと」です。

一方、スケジュール管理は、アポイント等の予定管理のことを指します。予定管理も時間管理のひとつ、つまりタイムマネジメントの中に含まれる能力のひとつといえます。

タイムマネジメントに必要な考え方は大きく３つに分かれます。

この３要素のバランスをとることが、タイムマネジメントを効果的に活用していくポイントになります。

まずは「いつ、何を、どこまでやらなくてはならないのか」をタスクベースで書き出します。タスクをToDoとして、リスト形式で書き出してみましょう。この作業は自分がやるべきことを俯瞰し、把握して、管理するための準備となるので、ある程度を時間をかけて作成してください。

ポイントとして、書きだしたタスクそれぞれに期限と重要度を加えることです。期限と重要度をつけることで、優先順位がつけられ、自分の仕事の進捗具合、スピード感を把握するのにも役立ちます。

①で整理して出したToDoをやみくもにやるのでは意味がありません。ToDoは重要度と緊急度に分けて整理してから実行することが重要です。

それぞれの順番にあったToDoを振り分けましょう。実行する順番は①→②→③→④です。緊急性の高いものに引っ張られてしまうのはNGです。必ず重要度の高いものから順に時間を取って実行していきましょう。

タスクの整理と把握をしたら、自分が使える時間を把握しましょう。まずは1週間ベースで把握しどこで何をするのか計画を考えましょう。

その後、日ごとに落とし込み詳細な計画を立てます。ここで注意したいのは、タスクベースで計画を詰め込みすぎないことです。無理をして余裕のない詰めすぎの計画は破綻します。なぜなら、急な業務ができないからです。仕事には突発的な業務が必ず発生します。何事もぴったり計画通りには進まないものです。

予備時間や予備日など余裕をもった計画を立てることが、タイムマネジメントを円滑に進めるためのコツになります。

スケジュール管理はタイムマネジメントの一部です。自分のタスク状況に合わせて、スケジュールを組むことが重要になります。スケジュールを詰めすぎてタスク消化の時間が取れないと、さまざまな問題が発生します。長時間労働を招いたり、期限に間に合わせるために納品物など仕事の質の低下を招くことになります。

作成したTO DOリストと自分が使える時間を照らし合わせながら、タスク以外のスケジュールをどの程度入れられるのかよく考えることが重要です。また余裕を持ったスケジューリングをしないと、突発的な仕事など緊急時に対応できなくなる可能性がありますので、全体を見てバランスのよいスケジュールを立てましょう。

最後に重要なのは、PDCAを回すこと。PDCAとは、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価、振り返り）」「Action（改善）」の頭文字を組み合わせた言葉です。この４つをP→D→C→A→P…と順番に実行していくことで、業務や仕事の改善や効率化をはかる手法です。

自分なりのタイムマネジメントを身につけるときにも、このPDCAサイクルは有効です。①③④で計画し、実行する、振り返り、できなかったことは改善する、といったサイクルを繰り返しましょう。PDCAを回すコツは、完璧にしないこと。完璧にしようとすると、行動が複雑化し達成できない可能性が高くなります。

時間は有限です。1年は8760時間、1か月は約730時間、1週間は168時間、そして1日は24時間しかありません。すべての人間に与えられた平等のものが時間なのです。平等に与えられているものをいかに使うかは、自分次第。その手段として有効なスキルが「タイムマネジメント」なのです。

時間を味方につければ、仕事に追われるのではなく追う人間になるためにタイムマネジメント能力を身につけてみてはいかがでしょうか。